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21

Comment passer 5 fois moins de temps à répondre à vos emails – tout en doublant votre efficacité? (Partie 2/2)


Cet article est la suite de celui publié hier et explique des astuces efficaces pour économiser du temps et gagner en efficacité lorsque vous répondez à vos emails.

Vous pouvez lire la première partie de l’article ici.

gagner du temps

Mettez en place un message d’absence

Si vos correspondants prennent l’habitude d’obtenir une réponse de vous dans la seconde à chaque fois qu’ils vous écrivent, ils se mettront à vous écrire pour un oui ou pour un non. C’est du vécu !

Comme je répondais vite, on me posait toutes les questions possibles et imaginables.

Je me suis amusé un jour à faire le tri dans les emails que je recevais et je me suis rendu compte que près 90% d’entre eux n’étaient pas importants et – pour beaucoup – ne réclamaient pas vraiment de réponse.

Souvent, mes correspondants auraient pu trouver la solution par eux-même en cherchant ne serait-ce que 30 secondes sur Google.

Exemples de question que je recevais  : « C’est quoi un nom de domaine? », « Quel est  le prix mensuel de l’autorépondeur Aweber? », « Est ce qu’on peut gagner de l’argent avec un site internet? », etc.

J’ai passé des centaines d’heures à répondre à ce type de questions…

Je n’ai plus ce problème aujourd’hui :)

Voici ce que j’ai fais :

J’ai mis en place un message d’absence, inspiré de celui qui est utilisé par Tim Ferris dans son livre La Semaine de 4 heures.

Le voici :

Bonjour,

Ayant actuellement beaucoup de travail, je ne vérifie
mes courriels que 2 fois par semaine, les lundi et jeudi
à partir de 9h00 (Paris).

En cas d’URGENCE (et en cas d’urgence seulement),
vous pouvez m’écrire à cette adresse:

MON ADRESSE D’URGENCE

Merci de votre compréhension. Cette mesure répond
à un souci d’efficacité et de productivité. Elle m’aide
à accomplir davantage pour mieux vous servir.

Bien Amicalement,
Cédric VIMEUX

Comme vous voyez, je ne répond à mes emails que 2 fois par semaine (sauf concernant ceux des membres du Club Affiliation Pro – ils sont prioritaires.)

Est-ce que cela a posé des problèmes? Est-ce que mes correspondants se sont révoltés? ABSOLUMENT PAS !

Non seulement, je ne reçois (presque) plus de message inutile, mais je peux utiliser cette économie de temps pour répondre de façon plus détaillée et plus pertinente aux questions importantes qu’on me pose.

Avant, je passai en moyenne 90 minutes par jour à répondre à mes emails. Tous les jours,  soit 10 heures 30 par semaine !

Aujourd’hui, je passe entre 30 et 60 minutes 2 fois par semaine sur ma messagerie. Soit de 1 à 2 heures par semaine environ, tout en étant plus efficace et en aidant davantage mes correspondants !

Avouez qu’il y a une sacrée différence :)

Créez une FAQ

Une Foire Aux Questions est un excellent moyen d’économiser du temps.

Repérez toutes les questions importantes qui vous sont souvent posées puis créez une page spéciale sur votre site dans laquelle vous répondez à chacune d’entre elle.

Vous pouvez ensuite indiquer l’url de votre FAQ dans votre message d’absence. Prévenez que vous ne répondrez pas aux emails dont la réponse se trouve dans la FAQ. Cela obligera vos correspondants à la lire.

Utilisez Clavier +

Il peut arriver que vous ayez souvent à écrire les mêmes réponses, sans pour autant qu’elles nécessite d’être incorporées dans la FAQ.

J’utilise pour cela un petit logiciel gratuit absolument génial : Clavier +

Ce logiciel permet d’associer un texte à un raccourci clavier. Vous écrivez votre texte puis vous l’associez à une combinaison de touches (comme par exemple : Alt GR + I).

Ensuite, dès que vous appuyez simultanément sur les touches Alt GR + I, le message préconfiguré s’écrit automatiquement :)

Par exemple, il arrive souvent que des clients me contactent pour me dire que les codes d’accès du produit qu’ils viennent d’acheter ne fonctionnent pas…

Je fais un « Alt GR + C » et le message suivant s’écrit automatiquement :

Bonjour,

Les codes d’accès fonctionnent parfaitement.
Ce sont les mêmes pour tous le monde (moi, y
compris).

Il faut les recopier manuellement, sans faire
de copier/coller, et en faisant bien attention
de ne pas faire d’erreur en les recopiant.

Les erreurs les plus fréquentes sont de mettre
un O à la place du 0 ou d’ajouter un espace
avant ou après le code.

Tenez moi au courant.

Bien Amicalement,
Cédric

Sentez-vous libre d’utiliser ce message si besoin :)

Pour les utilisateurs de MAC, vous pouvez faire la même chose avec KeyboardMaestro.

En combinant tous les outils et les astuces que vous venez de découvrir dans l’article d’hier et celui d’aujourd’hui, vous devriez à la fois gagner du temps et de l’efficacité :)

Pensez à laisser un commentaire :)

photo © Albachiaraa – Fotolia.com

8 Comments to “Comment passer 5 fois moins de temps à répondre à vos emails – tout en doublant votre efficacité? (Partie 2/2)”

  • Daouda de Taf indé 21 février à 17 h 59 min

    Bonjour.

    Tes conseils, sur tes 2 articles, pour gagner du temps à répondre aux e-mails sont vraiment excellentes. Je vais m’en inspirer, merci encore ! :-)

    Daouda

  • Christian 21 février à 21 h 35 min

    Il est vrai que le petit logiciel « clavier+ » est très utile et très efficace pour gagner du temps. Je l’utilise très souvent, ainsi qu’un autre appelé « Presse papier » qui sert à faire du copier-coller en série. Vous pouvez le télécharger ici: http://olravet.free.fr/Presse%20Papier.exe

    Non ! il n’y a pas d’affiliation ou de truc comme ça, c’est juste pour info, rendre service à qui veut.

    et merci pour ces 2 articles. (Le temps c’est de l’argent)

  • Daniel 22 février à 9 h 26 min

    Bonjour Cedric,
    Merci pour ces deux messages pour gagner du temps, le logiciel est par lui-même un excellent cadeau.
    Toujours affilié à vos conseils.
    Cordialement
    Daniel

  • Marie-Micheline 25 février à 15 h 52 min

    Bonjour

    Quelle bonne idée de faire connaître ce petit logiciel. Je ne le connaissais pas. Tout est utile à savoir pour faire gagner du temps

  • Davy - TonWebMarketing.fr 29 avril à 9 h 03 min

    Je suis un grand fan de productivité, et je trouve que tu as fait un bon taf avec les emails. Un autre truc de difficile (enfin pour moi en tout cas), et de savoir « ne pas répondre » ou bien « ne pas lire » un email qui vient d’arriver, lorsque l’on a quelque chose d’autre de prévu dans la journée. C’est un espèce de toc. Mais un jour ou l’autre, il faut savoir faire le tri, et faire preuve de volonté …

  • Albin 27 juillet à 0 h 17 min

    Bonjour Cédric,

    encore une fois tu nous permets de gager du temps et celui-ci est précieux.
    Je m’aperçois en effet que je passe beaucoup trop de temps sur mon ‘Gmail’
    et pourtant je n’ai pas encore de blog…!

    Concernant Gmail, je partage ton avis.
    Et si je peux rajouter un petit conseil, sachez que celui-ci sera toujours disponible.

    Vous ne comprenez pas ou je veux en venir; n’utilisez au grand jamais une adresse mail
    de votre FAI! Du moins pour vos relations professionnelles.
    Pourquoi? Eh bien le jour ou vous changez de FAI vous le saurez. Ça m’est arrivé.

    Et pour ceux qui utilisent Outlook, sachez que si un jour vous changez de version et vous oubliez de sauvegarder vos (anciens) mails, vous serez tout autant satisfait.

    Cela m’est arrivé également, sic.

    Cédric je voulais également te remercier pour tes exemples de mails; je mets ça de côté.
    J’ai également téléchargé le petit logiciel ‘Clavier +’.

    Très cordialement,

    Albin

  • Docteur Greg@Virtuose 9 mars à 0 h 12 min

    Re Coucou Cédric,

    Je ne connaissais pas Clavier +.
    Ca me fait penser à un truc : est-ce tu as eu des échos sur des logiciels de dictée sur Mac ?
    Est-ce que tu en utilises un ?

    Je pense de plus en plus à m’en procurer un pour écrire les articles ou les réponses en commentaires.

    Je crois savoir que tu utilises beaucoup celui de l’iphone..

    Sur Mac j’ai vu qu’il y avait Dragon Dictate, mais je ne sais pas ce qu’il vaut…

  • Julien@Vivre Paléo 11 février à 10 h 17 min

    Une autre astuce est d’établir des règles : selon le mail de l’expéditeur ou le contenu du titre du mail, on peut classer les mails directement dans des dossiers, selon les thématiques

    On gagne du temps à ne pas classer les mails
    On peut traiter d’un coup une thématique

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