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Comment écrire une longue réponse détaillée et pertinente à un prospect… en seulement 3 secondes



Vous le savez !

Lorsqu’un prospect vous écrit, plus vous lui fournissez une réponse détaillée, précise et utile, et plus vous augmentez vos chances qu’il devienne client un jour.

Vous me rétorquerez : « Ok Cédric, mais si je dois prendre le temps d’écrire de longues réponses détaillées à chaque fois qu’un prospect m’écrit, je vais y passer mes journées entières ! »

En fait… NON.

Voici pourquoi :

écrire email, gagner du temps, raccourci clavier, clavier plus, clavier +
Gagnez du temps et soyez efficace !

Quel est vraiment le problème?

Le problème, ce n’est pas qu’écrire des réponses détaillées vous prend trop de temps. Non !

Le problème, c’est que vous ne connaissez aucune technique qui vous vous permette de le faire rapidement. C’est ça le problème. Et rien d’autre.

La bonne nouvelle, c’est que vous allez découvrir dans un instant une façon simple et efficace d’écrire de longues réponses détaillées, pertinentes et utiles… en moins de 3 secondes, montre en main.

Comment? En utilisant tout simplement un petit logiciel tout bête, gratuit, et que voici :

Clavier Plus, le petit logiciel dont vous ne pourrez plus vous passer

Le logiciel en question est gratuit, et se nomme CLAVIER PLUS.

Son principe est on-ne-peut-plus simple, et se déroule en 3 étapes :

1. Vous écrivez vos textes dans Clavier Plus.

2. Vous associez à chacun d’eux un raccourci clavier.

3. À chaque fois que vous avez besoin d’écrire un de ces textes, vous faites le raccourci clavier qui lui correspond, et ce texte s’écrit tout seul, en une seconde.

Génial, non?

Oui, mais quelle est l’utilité?

L’utilité? La voici :

Vous allez économiser un temps considérable en enregistrant dans Clavier Plus vos réponses types, c’est-à-dire les réponses aux questions qu’on vous pose le plus souvent.

Ainsi, dès qu’on vous posera une question dont la réponse est préenregistrée, vous n’aurez qu’un raccourci clavier à faire pour répondre. Rien de plus :)

Parfois, vous aurez besoin de rééditer un peu votre réponse, afin de la rendre plus personnelle. Mais ce petit logiciel va vous faire gagner un temps considérable :)

Comment mettre en place vos réponses préenregistrées?

Voici la méthode en 4 étapes faciles pour mettre en place vos réponses préenregistrées.

1. Identifiez toutes les questions qu’on vous pose le plus souvent. Vous verrez en fait que 80% de vos prospects vous posent toujours plus ou moins les 20 mêmes questions.

2. Pour chaque question identifiée, écrivez la meilleure réponse possible. Prenez le temps. Une ou deux heures par réponse s’il le faut. C’est un travail que vous n’aurez à faire qu’une seule et unique fois. Autant de le faire avec excellence.

3. Insérez chacune de vos réponses dans Clavier Plus. Et associez-leur un raccourci clavier.

4. Gardez tous vos raccourcis dans un fichier Excel. Ce serait dommage de les oublier ;-)

Ce travail peut facilement vous prendre une ou deux journées. Mais faites-le !

Vos prospects vont vous adorer… et devenir clients !

Imaginez la scène…

Un de vos lecteurs vous écrit pour vous poser une question toute bête. Et là, il reçoit une réponse très détaillée, pertinente, et 1.000 fois plus utiles que tout ce à quoi il s’attendait.

À votre avis, quelle sera sa réaction?

Il y a de fortes chances pour qu’il se dise : « Mais c’est qui ce gars? C’est la première fois que quelqu’un prend le temps de m’écrire une telle réponse. J’hallucine. Il vient de m’aider à mort là. J’adore ce mec ! »

Vous allez en faire un véritable ami. Et peut-être un client à vie.

En enregistrant des réponses types dans Clavier Plus, non seulement vous allez économiser énormément de temps, mais – surtout – vous allez apporter des réponses utiles à vos prospects. Mieux que toutes celles à quoi ils auraient pu s’attendre.

PS: L’idée de cet article m’est venue suite à la lecture d’un article du blog Aventure Personnelle. Kate y conseille de créer une FAQ. C’est une méthode à tester, et à comparer.

Photo © BeboyFotolia.com

Pour aller plus loin, voici d'autres articles :

26 Commentaires pour “Comment écrire une longue réponse détaillée et pertinente à un prospect… en seulement 3 secondes”

  • kategriss@blogging 11 août 2011 à 12 h 29 min

    Héhé joli article qui contrebalance le mien qui parle (entre autres) de mettre en place une FAQ (foire aux questions) pour toutes les questions « qui reviennent » et de renvoyer les personnes vers cette FAQ quand elles posent des questions qui sont présentes dans cette même FAQ.

    Deux façons de voir, deux façons de faire, toutes les deux faisant gagner du temps.

    Mais merci pour cette astuce, je vais voir si je ne peux pas tester ce logiciel pour d’autres utilisations ;)

    • Cédric Vimeux 11 août 2011 à 12 h 34 min

      Salut Kate,

      Oui, d’ailleurs, je vais éditer mon article pour faire un lien vers le tien. C’est la moindre des choses puisque c’est toi qui m’a donné l’idée de l’article.

      Cédric

    • Davy@Webmarketing 12 août 2011 à 0 h 26 min

      L’idée de la FAQ fait gagner beaucoup de temps! Malgré ça j’ai remarqué que bon nombres de personnes, la zappent complètement :)? J’ai vu celles que tu as mis sur ton site, et en effet c’est des infos de base, donc inutiles à répéter, comme le wordpress et le thème!

  • Nicolas@webmarketing blog 11 août 2011 à 13 h 47 min

    Salut Cédric,

    j’avais déjà entendu parlé de ce logiciel (il existe une version d’ailleurs je crois). Très pratique en effet, attention à bien veiller à personnaliser tout de même ses réponses et à leur donner un côté « réel » pour chaque client (son prénom, un résumé de sa question, etc …)

    Tout comme Twitter, les réponses automatiques peuvent être perçues et là, c’est la cata !

    Nico

    PS : mais, tu m’a convaincu, je vais tester ça :p

    • Des Trucs¨Pour Changer De Vie 12 août 2011 à 13 h 15 min

      Je me faisais la même réflexion. Il faut vraiment que ce soit au point sinon c’est la cata. Et à mon avis, ça peut avoir un impact négatif… Mais effectivement, quand c’est au point, ce doit être top
      Sam

  • BK 11 août 2011 à 14 h 19 min

    Salut Cédric,

    Très utile à plus d’un titre, ce petit logiciel !

    Bernard

  • Catherine 11 août 2011 à 15 h 34 min

    Bonjour,
    Jusqu’à présent l j’utilise la bonne vieille méthode du copier-coller en personnalisant deci-delà, je ne connais pas ce logiciel, mais je pense qu’il doit être bien pratique quand on a une tonne de réponse à faire par jour, mais je n’en suis encore pas là… je met de coté cette idée.
    Bon après midi (ensoleillé si possible)

  • Yvon 11 août 2011 à 15 h 44 min

    Salut Cédric

    Excellent en effet. En plus, ça aide à lutter contre Alzeimer puisqu’il faut se rappeler des raccourcis clavier.

    Je blague : Voici une astuce pour les avoir toujours sous la main : Il suffit de les enregistrer… dans Clavier plus :)

    Leur affecter un raccourci et ne se rappeler que de celui-là. Pour chaque réponse, on commence par celui-ci, et on a plus qu’à choisir le bon pour la réponse. Plus rapide qu’Excel.

    Bonne journée

    Yvon

    • Cédric Vimeux 11 août 2011 à 19 h 19 min

      Astuce toute simple et efficace.

      Merci Yvon ;-)

  • chems@polyval 11 août 2011 à 16 h 29 min

    En fait le meme systeme existe pour les sms dans les téléphones portables, vous enregistrez une liste de réponses modeles, puis en cas de besoin vous choisissez la plus appropriée;
    L informatique est faite justement pour gagner du temps…bonne idee et bon rappel…

  • elenapoint 11 août 2011 à 19 h 41 min

    Bonjour Cédric,

    Ce logiciel est gratuit et très utile.

    Je l’utilise tous les jours et il fonctionne parfaitement bien.

    Pour répondre à Yvon, lorsque tu ouvres la fenêtre de Clavier+, la liste des réponses est, directement, sous tes yeux, sans nécessité de les enregistrer.

    Elles s’enregistrent toutes seules.

    Alors, même avec Altzheimer, je pourrai toujours m’en servir, pour autant que je sache encore utiliser mon clavier.

    :-)

    La seule chose, c’est qu’il faut refermer le logiciel pour pouvoir envoyer le message.

    Mais c’est, effectivement, bien plus rapide que le copier-coller, pour lequel il faut ouvrir le document qui contient les textes, recherche celui qui convient, et, enfin, copier-coller.

    Avec Clavier+, cet presque instantané.

    Il faut éviter, pour autant, d’imiter l’idiotie que j’ai faite au début sans réfléchir (c’est ma grande spécialité, d’agir machinalement, sans réfléchir ! Il faut bien avoir un pôle de compétence, non ?) : mettre un texte sous Ctl C, Ctrl A, etc…

    Pendant un temps, je me suis étonnée de ne plus pouvoir copier-coller !

    :-)

    Clavier+ fonctionne sur les traitements de texte, sur la plupart des chats (si, comme moi, vous jouez en ligne, au scrabble ou au tarot), et même ici, je viens d’en faire l’expérience.

    Bravo, Cédric, pour avoir eu l’idée d’écrire un article à ce sujet, je n’y avais pas pensé, moi ! :-)

    Bien amicalement,

    Elena.

  • elenapoint 11 août 2011 à 19 h 45 min

    Dommage que l’on ne puisse pas éditer le commentaire que l’on vient d’envoyer pour corriger les fautes !

    Correction : rechercher celui qui convient et non recherche celui qui convient !

    De grâce, ne vous gaussez pas !

  • Nasro 11 août 2011 à 21 h 23 min

    Bonjour Cédric,

    Je trouve que c’est une astuce intéressante et elle peut économisé beaucoup de temps mais est ce qu’on risque pas d’avoir beaucoup de contenu double avec ?

    • Cédric Vimeux 13 août 2011 à 13 h 09 min

      Bonjour Nasro,

      Qu’entends-tu par « contenu double »?

      Cédric

      • Xavier@Market Samurai 16 août 2011 à 21 h 32 min

        Je pense qu’il faisait allusion au contenu dupliqué qui est néfaste pour les moteurs de recherche … l’objectif de l’outil étant d’être utilisé pour répondre à des mails (dans le cas présent) alors ce genre de crainte n’a pas lieu d’être … c’est sur qu’utiliser ce type d’outil pour faire des commentaires de blogs ça ne serait pas terrible …

  • Davy@Webmarketing 12 août 2011 à 0 h 17 min

    Très intéréssant ce logiciel, je stockais le tout sur Evernote en général. Voyons voir ce que ça vaut, merci du tuyaux :)

  • Marion 12 août 2011 à 4 h 43 min

    Je m’attendais plus à une astuce qui permette de « personnaliser à tous les coups », du genre un logiciel qui retranscrit en version texte ce que notre voix balance dans le micro.

    Qui connais un bon soft capable de faire ca ?

  • Jérôme@blog marketing 12 août 2011 à 8 h 38 min

    Pas mal ce logiciel je ne connaissais pas.
    Ca me fait un peut penser à K-html, un logiciel qui permet avec des raccourcis d’écrire des codes HTML. Pour ceux qui code un peu c’est assez pratique.

  • fabrice 13 août 2011 à 3 h 28 min

    C’est génial, c’est vachement naturel et transparent!

  • Le Blog OVNI 14 août 2011 à 9 h 36 min

    L’automatisation qui fait penser à une personnalisation est-elle finalement une « tromperie » ?
    Faire passer une chose pour une autre est-il « clean » ?
    Ne serait-ce point une manipulation du lecteur ?
    On peut en poser plein des questions comme ça.
    Cela en tout cas repose sur les apparences et non vraiment sur le fond.
    Bernard

  • Xavier 15 août 2011 à 10 h 05 min

    Pour ceux qui sont sur Mac, cette fonction est intégrée de base.

    Il faut aller dans préférences Système => Langue et texte et placer vos textes pré-écrits dans l’onglet « Texte » en spécifiant les raccourci clavier.

    Très utile également pour des morceaux de texte que l’on doit souvent re-écrire, comme par exemple, un numéro de compte en banque, l’adresse de l’entreprise, la description de la route pour s’y rendre etc…

    Xavier
    http://www.ange-gabriel.be

  • Mokhtar de mokopro.com 4 septembre 2011 à 20 h 57 min

    Salut ,
    Merci pour l’astuce , ce logiciel permet en effet de faire un gain de temps considérable .

  • Gino 14 juin 2012 à 2 h 22 min

    il y a les « canned response dans gmail » si vous utilisez Gmail comme messagerie.

    Je crois que le terme en français est « réponses standardisées » on fait un courriel une fois, on enregistre et la réponse peut servir pour la prochaine fois. Très pratique.

    Une autre astuce, vous pouvez enregistrer en brouillon une réponse à un email avec un titre pertinent qui sera facile à reconnaitre, on fait ensuite un copier coller dans le champs réponse de la personne qui nous envoie un mail.

    Salutations

  • Sié Issa@Comment créer un site internet 14 juin 2012 à 23 h 39 min

    Hello Cédric,

    Je l’ai aussi raté celui-là. Très pratique ce logiciel. En tout cas merci de nous l’avoir présenté. Le plus intéressant est qu’il permet de sauver un temps fou. Pas pour les messages seulement, mais les adresses emails, postaux, et bien d’autres choses.

    Merci :)

    Bien amicalement,
    Sié Issa

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