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20

Comment passer 5 fois moins de temps à répondre à vos emails – tout en doublant votre efficacité? (Partie 1/2)

Author Cédric Vimeux    Category Efficacité     Tags ,

L’email est l’un des outils de travail majeurs lorsqu’on fait du business sur Internet.

Le problème, c’est que répondre aux emails peut vite devenir une tache envahissante et chronophage. Certains de mes confrères passent la moitié de leur journée de travail le nez plongé dans leur messagerie.

Voici comment réduire par 5 le temps que vous passez à répondre à vos emails et devenir en même temps 2 fois plus efficace dans ce que vous faites.

Gagner du temps email

Protégez-vous du SPAM

Le spam peut devenir un véritable fléau pour votre boite de réception. Autrefois, je passais des dizaines de minutes (parfois des heures) par jour à faire le tri afin d’éliminer et de notifier les indésirables.

Aujourd’hui, je n’ai plus ce problème :)

J’utilise gmail qui a certainement le meilleur filtre anti-spam. Je ne reçois plus du tout de spam et je gagne donc un temps considérable.

Changez votre messagerie pour Gmail si vous ne l’utilisez pas encore.

Limitez les courriels inutiles

Pendant une semaine, surveillez tous les emails que vous recevez et faites une listes des sites sur lesquels vous êtes inscrits et qui vous écrivent régulièrement.

Pour chacun d’eux, posez-vous ces 3 questions :

1. Est-ce que je lis régulièrement les emails qu’il m’envoie?
2. Les informations qu’il me donne sont-elles pertinentes?
3. Est-ce qu’il me permet d’avancer dans mon business internet?

Si vous avez répondu « non » à au moins une de ces questions, alors désabonnez-vous de ce site. Vous trouverez généralement un lien de désabonnement en bas de chaque email.

Ne gardez que les sites qui vous sont vraiment utiles, qui vous donnent des infos pertinentes et qui vous permettent de progresser.

Éliminez tous les sites moutons – vous savez, les sites qui ne font que vous proposer d’acheter la formation du moment car ils touchent leur commission sur chacune des ventes. À chaque nouveau lancement, vous recevez des dizaines d’emails identiques vous vantant cette toute nouvelle formation ou la nouvelle méthode qui vient juste de sortir – soit disant la meilleure de tous les temps – puis le mois d’après, ces mêmes personnes vous vantent un tout autre produit qui vient juste de sortir. Soit disant le meilleur, encore…

Désabonnez-vous de toutes ces listes.  Cela ne sert à rien de recevoir 150 fois la même information.

Centralisez vos boites de réception

Lorsqu’on a plusieurs sites internet, il peut être judicieux d’avoir une adresse email par site. Le problème, c’est que vous perdez ensuite un temps fou à vous connecter à chacune de vos boites de réception pour vérifier vos messages et y répondre.

La solution est de gérer toutes vos adresses d’un seul et même endroit.

Personnellement, j’utilise Windows Live Mail qui me permet de gérer toutes mes adresses emails en même temps. C’est un outil génial. Vous l’ouvrez et il se connecte à toutes vos messageries, vous permettant ainsi de traiter tous vos emails d’un coup sans avoir à vous connecter à chacune de vos boites de réception.

C’est un gain de temps précieux.

Vérifiez votre messagerie à une heure précise

L’email est la source numéro 1 d’interruption lorsqu’on travaille sur Internet.

Je vous le répète tellement c’est important :

L’email est la source numéro 1 d’interruption lorsqu’on travaille sur Internet.

Pendant longtemps, j’ai cru que je devais absolument répondre aux emails le plus rapidement possible. À chaque fois que j’en recevais un, je mettais de côté ce que j’étais en train de faire pour y répondre.

Le problème, c’est que chaque email me faisait perdre en moyenne 20 minutes – le temps d’y répondre + le temps de retrouver la concentration et l’état d’esprit dans lequel j’étais avant.

Cela doit être à peu près pareil pour tout le monde. Je pense.

Pour résoudre ce problème, indiquez dans votre emploi du temps une heure précise à laquelle vous répondrez aux emails. Par exemple, le matin à 11 heures.

Puis chaque matin, à 11 heures, répondez à tous vos emails. Jusqu’au dernier. Une fois terminé, fermez votre messagerie et ne l’ouvrez plus de la journée.

La suite demain…

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photo © Beboy – Fotolia.com

8 Comments to “Comment passer 5 fois moins de temps à répondre à vos emails – tout en doublant votre efficacité? (Partie 1/2)”

  • Marion 20 février à 21 h 34 min

    Avec Windows Live Mail .. ca ne pose pas le souci d’avoir notre adresse MSN perso comme expéditeur, lorsqu’on y lie toutes nos boites mail (1 par domaine) ???

    Idem pour Gmail ?

    Marion

    • Cédric Vimeux 20 février à 23 h 02 min

      Bonjour Marion,

      Je n’ai pas bien compris votre question… :(

  • Marion 21 février à 8 h 16 min

    Coucou par Ici, Cédric

    … Alors, je m’explique :

    Admettons que j’ai 3 site (www.machin-chouette.com, http://www.bidule-chouette.net, et http://www.truc-chose-pouette.fr)

    Si j’ai créé une adresse mail liée à chaqun de ces sites (admin@machin-chouette.com, webmaster@bidulle-chouette.net, et marion@truc-chose-pouette.fr)

    Si je centralise ces 3 adresses mails sous WindowsLiveMail pour me simplifier la tâche et répondre à partir d’un seul endroit …

    … quand Mme X m’envoie un mail à webmaster@bidulle-chouette.net car elle est inscrite sur le site http://www.bidule-chouette.net, est-ce que l’espéditeur du mail (quand je lui réponds), sera automatiquement webmaster@bidulle-chouette.net ???

    (Sachant que pour l’instant j’utilise dejà WindowsLiveMail pour mon adresse hotmail perso, ca fera 4 boites mail au même endroit)

    En fait je me demandais si l’expéditeur ne serait pas toujours mon adresse hotmail perso, puisque créée en premier et pour l’instant unique sur WindowsLiveMail

    Marion

    PS: pareil pour Gmail … peut-on l’ajouter à WinLiveMail au même titre qu’une boite mail 1&1 ???

  • Patrick 21 février à 11 h 06 min

    Cédric,

    Vous parlez de gmail et bien tout ce que vous conseiller, gmail peut le faire, pas seulement traiter les antispams.

    Gmail permet de ‘collecter’ les emails de plusieurs comptes, de classer ses messages par étiquette, de filtrer (par exemple des message sont immédiatement mis à la poubelle, ou classé ou encore on lui attribue une étoile car on sait que cette personne n’envoie que des messages à lire absolument)

    Pour répondre à Marion, oui

    Si on vous écrit sur une de vos adresses, gmail répond avec cette adresse, avant de pouvoir le faire il y a une étape de validation. Vous donnez à Gmail une adresse avec laquelle vous voulez répondre, gmail vous envoie un code ou un lien, une fois validé, vous pouvez répondre ou même envoyer un message en changeant la source « DE » de votre message en utilisant cette adresse.

    Patrick

  • Marion 23 février à 22 h 29 min

    Ah cool, alors merci, et il faut absolument, que je m’interresse de plus près à Gmail (même pas encore un seul compte dessus)

    Bon, j’étudie tout ca, et je m’en reporte encore une fois au « Saint Google » !

    Merci Patrick
    ;-)

    • Davy - TonWebMarketing.fr 29 avril à 8 h 57 min

      Marion,

      Avec Windows Mail, lorsque tu envoies un nouveaux message, à côté des expéditeurs tu as un petit menu déroulant, pour choisir depuis quelle adresse tu vas envoyer le message.
      Donc pas de soucis, si tu envoi à machin chouette, alors envoies depuis ton adresse machin chouette. Tu peux également programmer une « adresse par défaut », pour utiliser automatiquement l’adresse la plus utilisée.
      Moi j’utilise la version 2009 (je crois), j’ai installé la version 2011 il y a pas longtemps, je l’ai vite dégagé, beaucoup moins intuitive et quelques fonctions en moins …

      • Manit4c@webmaster freelance 8 juin à 21 h 17 min

        En effet, gmail permet de centraliser kesboites mail et la gestion est excellente
        Par contre je pense que le conseil de ne lire c’est email a heure fixe est bon mais pas toujours applicable. Dans mon cas par exemple j’ai souvent des conversation par email qui peuvent atteindre 30 aller retour. Si je ne traitait pas rapidement ces emails je mettrai plis d’une semaine pour gérer ce type de conversation. Par contre, pour les emails moins important, j’ai l’habitude de les traiters lorsque j’ai boucle une tache. Du coup je ne suis pas couper dans mon travail par ce type d’email

  • Docteur Greg@Virtuose 9 mars à 0 h 07 min

    Salut Cédric,

    De temps en temps je me refais un p’tit tour des premiers articles de VM, j’adore !

    Surtout que maintenant que mon Blog est un peu lancé et que je suis plus dans le bain « internet », il y a des tonnes d’astuces que tu donnes que je vais pouvoir utiliser !

    Trop génial pour la centralisation des adresses mails, je vais mettre ça en place.

    Et bonne idée aussi de l’heure fixe pour les mails. Tim Ferris dit de faire cela pour les jours de la semaine où on décide de checker les mails.

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